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Virtuelle Ordner in der Stadtverwaltung Greifswald

[22.08.2013] Die Stadtverwaltung Greifswald nutzt unsere Intranet-Suchmaschine quinsee zur Recherche von internen Dokumenten. Das Besondere ist dabei die metadatenbasierte Navigation.

Neben den Facetten bietet quinsee auch eine Ordnerstruktur für die Navigation und für die Suche nach den gewünschten Inhalten. Standardmäßig sind dies natürlich die üblichen "normalen" Ordner, in denen die Dokumente abgelegt sind. Es gibt aber auch die Möglichkeit, die Dokumente über sogenannte virtuelle Ordner zu strukturieren. Die Ordner sind basierend auf den Metadateneigenschaften der Datensätze nur virtuell - die Dokumente haben nicht ihren Speicherplatz verlassen, sondern befinden sich in Wahrheit weiterhin (nur) in unsortierter Struktur.
Eine derartige metadatenbasierte Navigation wurde aktuell für die Stadtverwaltung Greifswald umgesetzt. Auf der Basis einer DMS-seitig bereitgestellten "flachen" Exportstruktur ohne Unterverzeichnisse wertet quinsee automatisch Dokumente und Metadaten über einen zyklisch laufenden Importagenten aus. Dabei enthalten die Metadaten Informationen zu Organisations-Einheit, Schlagwort und Jahrgang. Der Nutzer kann neben der Volltextsuche und den Facetten auch in der virtuellen Ordnerstruktur in den Dokumenten des DMS suchen. Die Ordnereigenschaften sind aber nur in den Metadaten der Dokumente hinterlegt.

Bild: PlaceIt by Breezi

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