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Stadtwerke Güstrow organisiert Qualitätsmanagement mit quinsee QM

16. Februar 2015

Die Stadtwerke Güstrow GmbH entschieden sich zur Verwaltung ihres Qualitätsmanagement-Handbuches für den unternehmensweiten Einsatz von quinsee QM.

Die Stadtwerke Güstrow GmbH als moderner regionaler Dienstleistungsbetrieb stellen die zuverlässige Versorgung mit Wärme, Strom, Gas und Trinkwasser sicher, sind aber auch für die Abwässer der Güstrower verantwortlich. Dabei haben sie stetig den Anspruch, alle wesentlichen Prozesse zur Produktion, Betriebsführung, Inspektion, Wartung und Instandsetzung von Versorgungsanlagen für die Medien Wärme, Strom, Gas, Trinkwasser und Abwasser sicherer und optimaler zu gestalten. Ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2008 wurde dazu entwickelt und 2012 erstmalig von der Dekra Certification GmbH zertifiziert.

Um diesen hohen Qualitätsanspruch, die aktuelle Organisationsstruktur und die für die vielfältigen innerbetrieblichen Prozesse notwendigen Arbeitsanweisungen allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, wurde mit Unterstützung eines externen Beraters im Vorfeld ein umfassendes Organisationshandbuch aufgesetzt. Da bei der Fülle der Prozesse es sich alsbald herausstellte, dass eine manuelle Verwaltung des Qualitätsmanagementsystems nicht mehr ausreicht, entschieden Anfang 2014 die Stadtwerke, sich dafür quinsee QM als technische Grundlage zu nehmen. Durch spezielle Entwicklungen wurde die QM-Software an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse angepasst. Anfang November ging das Programm in den Routine-Betrieb über. Über das webbasierte System findet nun die komplette Lenkung, Revisionierung und Verteilung der QM-Dokumente statt.

Ca. 100 Mitarbeiter haben Zugriff auf quinsee QM. Alle Mitarbeiter, die über ein E-Mail Konto verfügen, greifen über persönliche Zugänge zu und sind damit an den Bearbeitungs-Workflow angebunden. Die übrigen Mitarbeiter, mit lesendem Zugriff profitieren von quinsee QM als zentrale Wissensplattform, die zu jedem Thema die aktuellen Dokumente und Informationen bereithält.

„Mit quinsee QM ist es uns möglich, Dokumente auf dem aktuellsten Stand zu halten, diese an den benötigten Arbeitsplätzen jederzeit verfügbar zu haben. Definierte Verantwortliche können jedem einzelnen Dokument zugeordnet werden. Jedoch kann das System noch viel mehr. In den Stadtwerken Güstrow wird die gesamte Unternehmensorganisation hinsichtlich Verwaltungsorganisation verschiedener benötigter Unterlagen über das System verwaltet.“ so Volker Roese, Qualitätsmanagementbeauftragter der Stadtwerke Güstrow GmbH. Geplant ist, quinsee in Zukunft auch für die Verwaltung von Verträgen einzusetzen.

Über quinsee QM

quinsee QM ist eine einfach nutzbare web-basierte Dokumenten-Management-Anwendung. Das Handbuch kann sich auf das Qualitätsmanagement beschränken, kann aber auch für die gesamte Unternehmensorganisation zur Verwaltung von Richtlinien, Regelwerken, Anweisungen u. a. dienen. Mit quinsee QM erstellen QM-Beauftragte elektronische Handbücher und gestalten deren Strukturen und Inhalte gemeinsam mit anderen Mitarbeitern. Die Handbuchstrukturen werden grafisch in Verzeichnisbäumen dargestellt. Jeder Kapitelebene und jedem Handbuchbeitrag lassen sich strukturierte Metadaten zuweisen. Dazu gehören auch die Zuordnungen der Beiträge zu Arbeitsbereichen, die Kennzeichnung frei zugänglicher Dokumente und beliebige andere Metainformationen. Ein Dokumenten-Workflow wird in übersichtlicher und offener Form unterstützt.