Online-Präsentation

Vereinbaren Sie mit uns einen Termin.

weiter

Kontakt

Haben Sie Fragen
zu unseren Produkten oder Lösungen?
Brauchen Sie Hilfe?

Rufen Sie uns an:
Tel.: +49 (38 34) 88 98 - 0

oder benutzen Sie unser

Kontaktformular
Newsletter-Anmeldung

Kosten, Laufzeit und Fristen im Blick

Strukturierung der Verträge

Die Vertragsordner gehören zu einer übergeordneten Ordnerstruktur, mit deren Gliederung die vorhandenen Verträge gruppiert und nach verschiedenen Kriterien sortiert werden können, z.B. nach Abteilung, Vertragspartner oder Vertragsarten.

Zuordnung vertragsbezogener Informationen

Eine Grundlage der Vertragsverwaltung ist die Abbildung von vertragsbezogenen Daten (Metadaten wie Kosten, Fristen, Vertragsart). Hierbei steht die Strukturierung und Transparenz dieser Informationen im Vordergrund.

Sammlung aller zugehörigen Dokumente und Belege

Die zu einem Vertrag gehörenden digitalen Dokumente werden zusammengeführt und gemeinsam in einem Vertragsordner verwaltet. Den Verträgen und Dokumenten können Kategorien mit Metainformationen zugeordnet werden, die eine sachgerechte Verwaltung ermöglichen.

Lenkung von Vertrags-Dokumenten

Ein Dokumenten-Workflow wird in übersichtlicher und offener Form unterstützt. Für die Erstellung, Prüfung und Freigabe werden Nutzer benannt, die über ihre anstehenden Aufgaben mit Hilfe von Arbeitslisten und Email-Benachrichtigungen informiert werden. Die inhaltliche Bearbeitung der Vertrags-Dokumente erfolgt in der gewohnten Office-Umgebung.

Überwachung von Fristen

Durch Überwachung von definierten Fristen erhalten zuständige Mitarbeiter automatische Benachrichtigungen per E-Mail, um Kündigungsfristen nicht mehr zu verpassen und termingerecht zu reagieren.

Suchen

Besonderer Wert wird auf Einfachheit und Schnelligkeit gelegt. Daher ist die Nutzeroberfläche an die Oberfläche von Suchmaschinen angelehnt, und die Erschließung der Dokumente erfolgt mit Indexdatenbanken.

Die Suche kann mit einer einfachen Freitextsuche über Textinhalte und Metadaten erfolgen oder mit einer gezielten Suche nach Metadateninhalten.

Auswerten

Die strukturierten Metainformationen erlauben Auswertungen über die abgelegten Verträge. Ergebnislisten werden als CSV-Dateien ausgegeben. Damit ist eine weitere Verarbeitung einfach möglich.