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Schluss mit täglich 40 Suchminuten

Stadt und Gemeinde 1-2 2010

quinsee-eAkte als verlässliche und kostengünstige Ablagealternative

Eine verblüffend einfache und kostengünstige IT-Lösung für Verwaltungsvorgänge im Mittelstand kommt aus Greifswald: die quinsee-eAkte. Das auch für Kommunen, Kanzleien und Krankenhäusern problemlos nachrüstbare System der dr.heydenreich GmbH ersetzt „Eigenbau“-Archivlösungen durch elektronisches Dokumenten-Management mit Effizienz. Das browserbasierte Tool, das – ähnlich wie Google & Co. - sofort von jedem Mitarbeiter ohne Einarbeitung genutzt werden kann, sorgt für spürbare interne Aufwandssenkung. Motto der unter www.quinsee.de näher beschriebenen Verwaltungsinnovation: „Einfacher und schneller als alle anderen Lösungen am Markt!“.

Aktuelle Studien belegen: Büromitarbeiter verbringen täglich mindestens 40 Minuten mit der Suche nach Dokumenten. Eine Erhebung der US-amerikanischen AIIM (Association for Information and Image Management) geht sogar noch weiter: Für die lästige Sucherei nach Verträgen, Protokollen oder Rechnungen gehen bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit drauf. Allein das Auffinden eines einzigen falsch abgelegten Dokuments kostet demnach 120 Dollar. Und: Jedes Geschäftsdokument wird im Durchschnitt 19 Mal kopiert. Die „Computerwoche“ hat diese Zahlen für Deutschland hochgerechnet und kommt auf 130 Mrd. Euro vermeidbare Kosten – fast das dreifache Volumen des aktuellen Konjunkturprogramms der Bundesregierung.

Intelligentes Dokumenten-Handling á la quinsee kommt im Gegensatz zu anderen Managementlösungen sogar ohne klassische Datenbanken aus. Stattdessen werden mit der Intranet-Suchmaschine quinsee und dem bewährten PDF-Format zwei Standardtechnologien für die zentrale elektronische Komplett-Datenhaltung zusammengeführt. Das Prinzip ist immer gleich: Alle relevanten Informationen zu einem Vorgang werden samt zugehöriger Metadaten in PDF-Dokumenten vereint, die mit einem effizienten Suchverfahren erschlossen werden. In das Greifswalder System, das auch gemischte Sammlungen aus elektronischen Informationen und klassischen Aktenbeständen verwaltet, lassen sich Prüf- und Freigabeprozesse integrieren. Wichtiger Nebeneffekt: Die bislang unumgänglichen Papier-Kopien entfallen komplett; sämtliche Vorgänge sind von den berechtigten Mitarbeitern schnell auffind- und einsehbar.