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Erfolgreiches Projekt mit den Stadtwerken Greifswald

Leitungsauskunft mit Prozessautomatisierung

[22.04.2013] Die im Erdreich verlegten Leitungen und Kabel für Strom-, Gas-, Wasser- und Fernwärmeversorgung sowie Regen- und Schmutzwasserleitungen sind Bestandteil von öffentlichen Zwecken dienenden Anlagen. Sie können durch Arbeiten am oder im Erdreich beschädigt werden. Daher sind alle Auftraggeber verpflichtet, vor Durchführung von Baumaßnahmen im Stadtgebiet Greifswald Auskunft über die Lage von unterirdischen Versorgungsleitungen bei den Stadtwerken einzuholen.
Bisher gingen die Antragsformulare per Post an den zuständigen Bearbeiter. Nach Registrierung der Anfrage wurden die Unterlagen für die einzelnen Medien in Papier-Form zusammengestellt und per Hauspost an die zuständigen Stellen zum Einholen einer Stellungnahme weitergegeben. Dieser Vorgang war mit viel Aufwand und Papier verbunden. Um dies zu ändern, wurde die dr.heydenreich GmbH beauftragt, den Geschäftsprozess Leitungsauskunft genau zu analysieren, mit Hilfe von BPMN zu modellieren und mit einem Workflow-System zu gestalten.

Zum Einsatz kam dabei Bonita Open Solution. Bonita ist eine Open Source Software für die Planung und Gestaltung des Business Process Management (BPM).

Das Ergebnis ist eine professionelle Internet-Applikation zur schnellen Erteilung einer rechtsverbindlichen Leitungsauskunft. Die Registrierung, die Weiterleitung an die verantwortlichen Bearbeiter der Medien, Stellungnahmen mit integriertem Eskalationsmanagement und die Auskunft an den Anfragenden laufen standardisiert und teilweise automatisiert über die neue Web-Applikation. Das System dokumentiert durchgängig, wer welche Unterlagen zu welchem Zweck erhalten hat und welche Arbeitsschritte wann, durch wen und wie durchgeführt wurden.
„Mit der neuen Lösung ist der Postweg viel kürzer und wir sind dadurch in der Lage, schneller auf Leitungsanfragen unserer Kunden zu reagieren. Die bislang erforderliche und aufwendige Erstellung von Papierplänen gehört der Vergangenheit an.“

Silke Jahnke
Stadtwerke Greifswald – Bereich Technische Dokumentation.
Bild: PlaceIt by Breezi