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Dokumentenverwaltung in einem Bauunternehmen

[24.06.2010] Aktuell wird die quinsee eAkte in einem Baunternehmen in Sachsen-Anhalt eingeführt. Schwerpunkt ist hier die bauprojektbezogene Dokumentenverwaltung.

Der Erfolg einer Baustelle hängt von einer ordnungsgemäßen Dokumentation der Bauabläufe ab. Bisher wurden Dateien auf einem Dateiserver als elektronische Dateien abgelegt. Die Organisation der Dateien erfolgt im Dateisystem. Hinzu kam die Verwaltung des Postein- und Ausgangs, der Faxe und der Emails. Die Vollständigkeit der Dateien, die richtige Ablage und Doppelablagen waren nicht bekannt. Dateien wurden in verschiedenen Versionen abgelegt. Das Finden spezifischer Dateien war erheblich erschwert, da eine Suche über die Dateien nur eingeschränkt möglich war.

Daher wurde eine neue Lösung gesucht, die unterschiedliche Informationsquellen wie elektronische Dokumente, E-Mails, elektronisch erstellte Zeichnungen und Papierdokumente unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenführt.

Für die elektronische Ablage und Organisation von Projektdateien bietet sich die suchmaschinen-basierte Dokumentenverwaltung quinsee® eAkte der dr.heydenreich GmbH optimal an. quinsee eAkte dient der Verwaltung von Projekten mit einer großen Zahl zugeordneter Dateien. Alle Dokumente und Vorgänge werden zu Projekten über eine spezielle Projektkategorie zugeordnet. Diese macht eine strukturierte Einordnung der Dateien zu einer oder mehreren inhaltlichen Typklassen möglich. Dateien können über den Scanner, Email-Server oder Faxserver über eine Auswertung von Dateimerkmalen automatisch zu Projekten zugeordnet werden. Die Dateimerkmale werden bei der Erzeugung der elektronischen Dateien oder in einer Vorverarbeitung erzeugt, z.B. über Barcodes und Scan-Profile für gescannte Dokumente oder über Metainformationen bei elektronischen Dateien, z.B. Word-Metadaten Titel, Stichwörter u. a..

Für die Nutzer der quinsee eAkte bedeutet das eine sehr einfache Verwaltung der Projekte und Vorgänge, die schnelle Suche nach Dokumenten und spezielle Auswertungen. Suchvorgänge erfolgen sowohl über die in den Dateien vorhandenen Freitexte als auch über die den Projekten, Dateien und Vorgängen zugeordneten strukturierten Metainformationen.

Bis Ende des Monats läuft das System in der Testphase und geht dann in den produktiven Einsatz.